自己啓発

【すぐやる技術】仕事や作業を細分化して、先延ばしを克服する

こんにちは! イチヒラ(@ichihira_tw)です!

あなたは”やらなきゃいけないこと”をすぐにやっていますか?

「○○しないとな~・・・まあ、後でもいいか」と先延ばしにしてはいないでしょうか?

またはいざやろうとしても、「なんかめんどくさそうだな・・・簡単なこっちからやるか!」と後回しにしていませんか?

実はこれ、やらなければいけないことを細分化しないから起きているんです!

今回はすぐやる技術として細分化について紹介します。

仕事や作業を細分化して、先延ばしを克服するしましょう!

先延ばししてしまうのは、まとまりで考えているから

「○○する」という一言には、いろいろな作業が含まれている


ひとことで「○○する」といっても、いろいろな作業が含まれています。

「料理をする」という場合、食材の準備・調理器具の準備・食材を切る・調理する・料理を盛り付けるなどの工程があることがわかります。

このように、人はいろいろな作業をまとめて「○○する」と考える癖があります。

ひとまとめにしてしまったほうが、覚えやすい・伝えやすい・イメージしやすいというメリットがあるからです。

しかし、ひとまとめにしてしまうと発生するデメリットもあります。

たまに夫婦でこんな会話が交わされることがないでしょうか?

 

奥さん「今日何食べたい?」

旦那さん「今日はお前も疲れてるだろうから、とんかつとか簡単なものでいいよ~」

奥さん「・・・わかった~。(とんかつどんだけ手間がかかると思ってるんだよ!)」

 

これは、旦那さんは「とんかつを作る」とひとまとまりで考えているから発生します。

とんかつを作るたくさんの作業をイメージできていないため、「多分かんたんに作れるだろ」と考えています。

このように、まとめてしまった結果、どれだけの手間がかかるかが一瞬で分からないというデメリットがあります。

まとめたものをやろうとすると、「やべぇ・・・作業めっちゃある」「めんどくさい」と、作業の膨大さに嫌気がさして、「時間があるときにやろう!」と先延ばしにしてしまいます。

細分化していると取り掛かりやすい


前述の通り、ひとまとめにしていると、いざやるときに「やっべ、こんなにやることあるのか」と躊躇してしまい、先送りにしてしまいます。

そんな先送りをなくすには、細分化することが重要になります。

どんなに大きな仕事や作業も細分化していくと、1つ1つの作業は単純化されるので「これならできる」と取り掛かりやすくなります。

最初のステップが低くなるので、「とりあえず始めるか」と取り掛かりやすく、先延ばしすることもなくなるでしょう。

最初のステップさえ取り掛かることができれば、続けることもできるので細分化は非常に有効です。

細分化やりかた・コツ

必要な作業をリストアップする


細分化といってもやることは簡単です。

「○○する」の中に含まれている作業をリストアップするだけです。

例として、「Wordpressのブログを開設する」の作業をリストアップしてみます。

WordPressでブログ開設の作業リスト
  • WordPressをインストールするサーバーを決める
  • サーバーを契約する
  • ドメインを取得する
  • サーバーにWordpressをインストールする
  • WordPressのデザイン(テーマ)を探す・購入する
  • WordPressにデザイン(テーマ)を設定する
  • 必要なWordpressプラグインを探す
  • 必要なWordpressプラグインをインストールする

※とりあえず、開設するのが目的なので、「記事を書く」のステップは無し。

「Wordpressのブログを開設する」場合は、これだけの作業数があることがわかります。

このようにリストアップすることで、どんな作業をやらないといけないかが明確になり、全体の作業量も見えるようになってきます。

ちなみにリストアップする場合、紙に書き出したほうがいいでしょう。

頭の中でリストアップすると後で忘れやすいですし、紙に書き出せばそれがそのままチェックリストとして使えるからです。

リストアップのコツは、すぐに実行することができるレベルにすること


リストアップするときのコツは、すぐに実行することができるレベルにすることです。

すぐに実行することができるレベルレベルになっていないリストアップが次の例です。

すぐ実行できるレベルになっていないリストアップ例
  • WordPressをインストールするサーバーを決めて契約する
  • ドメインの設定
  • WordPressのインストールと設定

”Wordpressをインストールするサーバーを決めて契約する”は、まとめてしまってもいいでしょう。

しかし、”Wordpressのインストールと設定”はかなりの作業数がまとめられてしまっています。

テーマ・デザインの設定、プラグインの設定などが含まれており、この作業を完了しようとするとそれなりに時間がかかってしまいます。

実行することができるレベルになっていないため、「ちょっとこの作業は時間かかるから、明日にしようかな」とめんどくさくなって先延ばししてしまうかもしれません。

すぐ実行できるレベルになっていれば「すぐできるし、やっとくか」と、考えるようになります。

1つ注意が必要なのが、細分化しすぎないことです。

極端な話、”キーボードで入力する”・”テーマを見つけてたらカートに入れる”とか、細かい動作レベルまでリストアップすると、膨大なリストが出来上がってしまい、リストアップ自体に時間がかかりすぎてしまいます。

細分化することで得られる効果

中断しても、どこからやればいいのかわかりやすい


来客があったり、休憩を入れたり、どうしても作業を中断しなければいけない場合があります。

細分化もリストアップもしていないと、作業を再開するときに「あれ?どこからやればいいんだっけ?」と思い出す作業が発生してしまいます。

しかも、中断の期間が長ければ長いほど記憶があいまいになり、思い出す作業に時間がかかってしまいます。

また、リストアップしていないと区切りがつけにくくなります。

一方、細分化してリストアップしていると、中断をした場合でも、すぐにどこからやればいいのかがわかります。

翌日に持ち越す場合も、「ここまでやっておくか」と区切りがつけやすいのも特徴です。

やることが明確になり、仕事や作業を進めやすくなる


ひとまとまりで考えて作業をしていると、目の前の作業が終わったら「次は何をやればいいんだっけ?」と、次に取り掛かるべき内容を考えなければいけません。

やる内容が複雑であればあるほど、考えるのに時間がかかりますし、場合によっては「あ、あっちのほうを先にやらないと、これできないぞ」という事態も発生します。

非常に時間の無駄でし、モチベーションも下がり、「やるのめんどくせ~」となってしまいます。

細分化しリストアップすると、やることが明確になり、仕事や作業を進めやすくなります。

リストアップの段階で、やるべきことの順序を明確にできますし、リストに従って作業を進めていけるので、非常に効率的です。

簡単に達成できるので、達成感がある


ひとまとまりで作業をしていると、1つの作業を終わらせるのに非常に時間がかかります。

そのため、「なかなかこの仕事終わらないな」とイライラしますし、モチベーションも下がってきます。

一方、細分化しリストアップすることで、1つ1つの作業が非常に簡単になります(スモールステップ化)。

スモールステップにすることで、1つ1つの作業が簡単に達成することができるので、達成感を味わうことができます。

1つ終わるごとにリストを赤線なんかで消していけば、「どんどん進んでるなー」と実感でき、モチベーションも持続する効果もあります。

成功体験を重ねて達成感を味わうことで、「次も頑張ろう」という気が起きて、次の作業もすぐ取り掛かれるようになります。

最後に

まずは簡単なものから細分化!

まずは、細分化に慣れるためにも、比較的簡単な作業から細分化していきましょう。

慣れていないうちに、デカい作業をやろうとするとつまずく可能性があります。

また、リストアップも慣れていないと難しく感じる場合もあるので、練習が必要です。

”簡単な作業を細分化”を繰り返して、自分なりのリストアップ方法を模索していくといいでしょう!

すぐやる技術の参考になる書籍

ABOUT ME
イチヒラ
イチヒラ
名古屋在住のシステムエンジニアで愛犬家。 おススメ本や 片付け方法、ペットに関する情報、趣味探し、ダイエットの経過などをブログで発信しています。 ドッグレシピプランナー★★を取得しました。